Een bewaartermijn van 7 jaar is niet altijd genoeg

Veel mensen weten dat voor de administratie vaak een bewaartermijn van 7 jaar geldt. Toch is die termijn in de praktijk niet altijd voldoende. Zeker niet bij de afwikkeling van nalatenschappen.

Bij het overlijden van de langstlevende ouder moeten wij regelmatig teruggrijpen op gegevens uit de nalatenschap van de eerst overleden ouder. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de aangifte erfbelasting. Die gegevens zijn nodig om te kunnen berekenen hoe groot de zogenoemde overbedelingsschuld (de vordering van de kinderen op de langstlevende ouder op grond van hun erfdeel) is.

In de praktijk zit er tussen het overlijden van de eerste ouder en dat van de tweede ouder geregeld veel meer dan 7 jaar. Soms is dat 10, 15 of zelfs 20 jaar. Op het moment dat de nalatenschap van de langstlevende ouder moet worden afgewikkeld, blijken deze oude stukken nog van groot belang.

Het ontbreken van deze gegevens leidt niet alleen tot vertraging en extra uitzoekwerk, maar kan ook financiële gevolgen hebben. Als de overbedelingsschuld niet (meer) kan worden aangetoond, kan deze mogelijk niet in mindering worden gebracht op de nalatenschap van de langstlevende ouder. Dat betekent dat er over een hoger bedrag erfbelasting moet worden betaald.

Hetzelfde geldt voor een zogenoemde papieren schenking. Om deze in aanmerking te laten komen als schuld van de nalatenschap, moet jaarlijks daadwerkelijk rente (doorgaans 6%) zijn betaald. Wanneer dit niet kan worden aangetoond, bijvoorbeeld doordat bankafschriften niet meer beschikbaar zijn, kan de schenking mogelijk niet in mindering worden gebracht op het saldo van de nalatenschap. Ook dit kan leiden tot een hogere erfbelasting.

Daarom is het bij nalatenschappen verstandig om belangrijke stukken van de eerst overleden ouder langer te bewaren dan de gebruikelijke 7 jaar. Te denken valt aan de aangifte en aanslag erfbelasting, de verklaring van erfrecht, het testament, stukken van de verdeling en gegevens waaruit de samenstelling en waarde van de nalatenschap blijken. In geval van een papieren schenking is het bovendien van belang om ook de betalingsbewijzen van de verschuldigde rente te bewaren.

Ook in andere situaties is langdurige bewaring van belang. Documenten zoals een aandeelhoudersregister, eigendomsakten van onroerend goed, hypotheekakten, betalingsbewijzen van aflossingen en stukken die voortkomen uit een echtscheiding dienen bij voorkeur blijvend te worden bewaard. Dit geldt niet alleen zolang het betreffende recht bestaat, maar ook nadien. Zelfs na aflossing van een hypotheek of het eindigen van een recht kunnen deze stukken nog noodzakelijk zijn.

Ons advies is dan ook: bewaar belangrijke (erfrechtelijke) documenten niet alleen zolang het moet, maar zolang het verstandig is. Daarmee voorkomt u niet alleen vertraging, maar mogelijk ook onnodige belastingheffing.